NEXT Solution
11-11-2016

Effektiviser jeres møderegistrering


Den nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016-2020, som sætter kursen for udformningen af fremtidens digitale Danmark, har udstukket en ambitiøs retning mod at nå nye fælles mål for det offentlige Danmark. 

”Digitale løsninger og services udvikles, så borgernes og virksomhedernes møde med den kommunale service opleves sammenhængende, nært og personligt” noteres der i strategien, som fortsætter med et fokus på ”automatisering af processer”. Hos NEXT Solution har vi naturligvis fokus på, hvordan vi kan hjælpe jer med at indfri de ambitiøse målsætninger. Som noget nyt har vi derfor også gennemført et casestudie, som underbygger den effektivisering-proces NEXT Solution understøtter. At NEXT Solution vil kunne effektivisere, strømline og forenkle møderegistreringsprocessen hvor end det opsættes er derfor ikke bare velkendt, men nu også vel dokumenteret.

Mødeproces med spildtid
En mødeproces er ofte forbundet med en del ventetid for sagsbehandlerens vedkommende. Når en borger ventes til et møde, bruger sagsbehandleren typisk tid på at afvente borgerens ankomst ved at gå til venteområdet for at se hvorvidt borgeren er ankommet. Herefter returnerer sagsbehandleren til mødelokalet – med eller uden borgeren.

Er borgeren ikke mødt op, udfyldes ventetiden typisk med en gentagelse af den beskrevne proces, hvilket kan gentages adskillige gange - indtil borgeren møder op eller sagsbehandleren genoptager sit arbejde. Og ligger venteområdet endvidere langt fra sagsbehandlerens fysiske placering, kan ventetiden forøges betragteligt.

Som diagrammet nedenfor illustrerer, kan en mødeproces således nemt være en tidskrævende proces, der optager en sagsbehandlers tid og ressourcer især inden det egentlige møde gennemføres. Casestudiet, som NEXT Solution har gennemført med at udvalg af kunder, har således fokuseret på at påvise den økonomiske besparelse, der ligger i effektivisering af den beskrevne procces. Kort sagt, en minimering af den spildtid som uundgåeligt er en del af enhver sagsbehandlers mødeproces.  

Mødeproces - inden opsætning af NEXT Solution møderegistrering
Møderegistreringsproces inden opsætning af NEXT Solution

Spar penge på hvert et møde
Beregningen som NEXT Solution har foretaget af den spildtid, der gennemsnitligt er en del af hvert eneste sagsbehandlermøde, påviser en besparelse ved effektivisering af mødeprocessen der som minimum udgør 15 kroner pr. møde. Tallet udgør endvidere et konservativt bud på den egentlige besparelse, som hurtigt kan overstige estimatet såfremt der er tale om et stort antal sagsbehandlere eller en større afstand imellem venteområdet sagsbehandlerens fysiske placering. Eftersom disse faktorer vil have en indvirken på den reelle spildtid, som vil forøges, vil besparelsen ligeledes være større.

Som diagrammet nedenfor illustrerer, er mødeprocessen efter indførelse af NEXT Solutions møderegistreringsmodul langt mere enkel. Efter automatisering af hele bookingprocessen, kan sagsbehandleren nu afvente en notifikation om borgerens ankomst og kan endvidere, i henhold til den valgte møderegisistreringsløsning, få anvist informationer om gæsten såsom navn og/eller CPR-nummer før mødet gennemføres. Spildtiden minimeres og sagsbehandleren går først til ankomstområdet, når borgeren har meldt sin ankomst. Derved sikres det, at sagsbehandleren ikke afbryder sin arbejdsgang forgæves. NEXT møderegistreringsmodulet sikrer således, at møderegistreringen løses på en enkel og brugervenlig måde samt sparer tid og penge ved at borgeren/gæsten registrerer sig selv.

Mødeproces - efter opsætning af NEXT Solution møderegistrering
Møderegistreringsproces efter NEXT Solution
Ønsker du, at se - eller downloade - ovenstående to mødeprocesdiagrammer som PDF-fil: klik her.

Mere information
Vil du vide mere om NEXT Solution generelt, eller har du spørgsmål til ovenstående informationer, er det altid muligt at kontakte Maja de Taeje for en uforpligtende snak. Skriv til Maja på maja@kofoed.co eller ring på tlf. 2618 3621.

COPYRIGHT ©2019 KOFOED & CO
Next - Kom forest i køen